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政务信访接听群众电话礼仪

时间:2013/10/8 13:11:00 来源: 礼仪网 浏览量: 358

政务信访接听群众电话礼仪认为,电话就像是一个桥梁,通过电波把国家公务人员的服务传给人民群众,但是在接听电话的时候还是要遵守一定的礼仪规范,这样才能显示国家公务人员

政务信访接听群众电话礼仪认为,电话就像是一个桥梁,通过电波把国家公务人员的服务传给人民群众,但是在接听电话的时候还是要遵守一定的礼仪规范,这样才能显示国家公务人员的素质和修养。

政务信访接听电话礼仪的原则

1、专人负责、保持畅通

在一般情况下,各级国家行政机关都应设立专门的热线监督投诉电话,并指定专人负责值班接听。监督电话的电话号码与值班时间,应通过大众传媒向社会公布。它的作用与意义,也应广为宣传。

与此同时, 应建立健全监督电话岗位责任制。要确保在规定的时间内有人在岗值班,监督电话的号码能够打通,以保证这一渠道有名有实,畅通无阻,不要使之形同虚设,热线不热。

2、保持热情、文明礼貌

接听监督投诉电话时,一定要采用文明、礼貌的语言,保持热情、友好的态度。在开始通话之初,即应对打来电话者口头上表示欢迎。对人民群众在电话中所反映的问题,一方面要予以重视,另一方面还须在必要时予以保密。在结束通话时,不要忘记向对方正式道谢。在语言、口气、态度上,均不得失礼。

3、认真负责、迅速解决

在接听监督投诉电话时,务必要认真负责。可解决的问题,应当场解决,不必拖延时间。暂时不能够解决的问题,应做好记录,交办、转办,并告诉对方今后与之联系的方式,或大致可以作出答复的时间。要使对方真切地感受到:他是受欢迎、受保护、被重视的。

政务信访接打电话礼仪规范

1、接听电话礼仪规范

一定要在电话铃响三声内拿起电话接听,接到电话之后主动通报自己的单位、姓名,接到群众电话时要讲普通话、语速适中、表达清楚,态度热情、礼貌谦虚、语气平和,实行首问负责制,谁接听谁负责记录、呈办。

2、拨打电话礼仪规范

首先在电话接通后,首先通报自己的单位和姓名,其次说明去电的事由,告知需要记录的内容,叙述内容时语速适中、吐字清晰,最后可请对方复述核对一下电话记录。

常见电话接听处理礼仪

1、机关部门和领导的咨询电话

接到机关部门和领导的咨询电话首先要听清并记好询问事项和要求等,其次要要熟知局领导的分工、各部门的职责、城管法律法规、相关执法部门的职责等,根据不同情况予以回答、解释,如本人把握不准的,请分管领导或相关处室给予答复。

2、举报电话

接待举报电话要认真记录好举报人的姓名、单位、电话,事件发生的时间、地点、基本情况等,记录后,对举报的问题做出基本判断,按信访的工作程序办理;

如遇对方情绪激动,语言粗俗,要耐心解释,增进理解,不得与对方发生争执、争吵,对不属我局职责范围内的举报电话,要说明情况,并主动告诉对方应该向哪个职能部门反映或投诉。

3、上级机关部门电话通知

接到上级机关部门电话通知要记录好通知(指示)的内容,一般包括时间、地点、参加人员、会议内容、注意事项、需带材料等,主动将记录内容复述一遍,做到准确无误。

及时将记录内容向分管领导或局长汇报,并根据局领导批示承办或送交相关职能处室(部门)办理,如上级限时反馈意见(或上报材料)的,要按时上报,不得延误。

政务信访接听群众电话礼仪认为,国家公务人员一定要熟练掌握接听电话礼仪的原则、接打电话的礼仪规范及常见接听电话处理礼仪等内容,这样才能让人民群众信任你,并及时反映情况。

(责任编辑:赵娜)
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